Search

Keinoja parempaan tiedottamiseen taloyhtiössä

Hyvällä viestinnällä on suuri merkitys luottamuksen ja avoimuuden rakentamisessa taloyhtiön asukkaiden, osakkaiden, hallituksen ja isännöitsijän välillä. Hyvä viestintä vähentää taloyhtiön riitatilanteita ja epäselvyyksiä. Taloyhtiön hyvin toteutettu viestintä parantaa asukasviihtyvyyttä, lisää hallitustyön arvostusta ja mahdollistaa osakkaiden osallistumisen taloyhtiön asioiden päätöksentekoon. On tärkeää ymmärtää mitkä ovat aktiivisen tiedottamisen hyvät toimintatavat ja käytännöt. Tässä muutama hyvä käytännön ohje taloyhtiön hallituksille hyvän viestinnän toteuttamiseen.



selkeä roolitus antaa hyvät lähtökohdat tiedottamiselle


Ensimmäisenä kannattaa sopia viestinnän roolit hallituksen jäsenten ja isännöitsijän kesken. Onko hallituksessa esimerkiksi yksi henkilö, joka vastaa viestinnästä? Mistä asioista viestii isännöitsijä ja mistä hallitus? Hyvällä roolituksella vältetään päällekkäisyyksiä viestinnässä.



VUOSIKELLO SELKEYTTÄMÄÄN VIESTINNÄN SUUNNITTELUA


Vuosikello on oiva apuväline taloyhtiön viestintään. Sen avulla on helppo jaksottaa taloyhtiön viestittäviä asioita koko vuoden ajalle. Vuosikellon avulla on helppo jäsentää myös muuta taloyhtiön toimintaa. Vuosikello on hyvä jakaa esimerkiksi myös osakkaille, jolloin he pystyvät ennakoimaan taloyhtiön vuosikiertoa.


Vuoden aikana taloyhtiössä tapahtuu paljon asioita, joita ei välttämättä voida ennakoida. Tapahtumat voivat vaikuttaa asumisviihtyvyyteen, asumisturvallisuuteen tai vaikka osakkeiden arvoon. Myös taloyhtiön taloustilanteessa voi tapahtua muutoksia. Edellä mainituista tapahtumista on tärkeää viestiä osakkaille, jotta he voivat huomioida tapahtumat omassa arjessaan.






MITÄ PAKOLLISIA TIETOJA ON OLTAVA ASUKKAIDEN SAATAVILLA?


Hallituksen ja isännöitsijän on huolehdittava, että taloyhtiön pelastussuunnitelma, järjestyssäännöt ja yhtiöjärjestys ovat taloyhtiön kaikkien asukkaiden ja osakkaiden saatavilla. Järjestyssäännöissä on asumisviihtyvyyden kannalta tärkeitä tietoja. Myös yhtiöjärjestyksessä on osakkaita ja asukkaita koskevia määräyksiä.




digitaalisuus tarjoaa tehokkaita mahdollisuuksia tiedottamiselle



Taloyhtiön viestinnän voi toteuttaa monella tapaa. Erilaisia kanavia viestin tai tiedotteen viemiseen löytyy paljon. On olemassa taloyhtiön omat sivut, Facebook-ryhmät, sähköpostiketjut, perinteinen paperitiedote, ilmoitustaulu tai digitaalinen ilmoitustaulu, eli porrasnäyttö. Tärkeintä on, että hallitus ja isännöinti tavoittaisi viesteillään kaikki taloyhtiön asukkaat. Siksi viestintäkanavia kannattaa olla useita ja valita ne taloyhtiön asukkaiden tarpeiden mukaan.


Mikäli teistä tuntuu, että esimerkiksi digitaalinen porrasnäyttö olisi oiva tapa teidän taloyhtiönne viestinnän parantamiseen, niin muistathan, että meidän kauttamme saatte sen täysin veloituksetta.